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O email corporativo traz mais segurança sobre as informações para as empresa, fortalece a marca, gera mais confiança do mercado de parceiros, fornecedores e clientes.
A possibilidade do empresário monitorar as mensagens de seus colaboradores e garantir que todas as informações e regras de conduta da empresa estejam sendo aplicadas pelos colaboradores.
Quando um colaborador se deliga da empresa, tanto o histórico de mensagens quanto as novas mensagens pode ser tratada e gerenciadas por outro colaborador para que se mantenha o fluxo de trabalho e conversas importantes da empresa.
E-Mail corporativo é sinônimo de credibilidade para sua empresa
O mundo está cada vez mais globalizado e a Internet e os emails se tornou o meio de comunicação oficial e mais confiável. Grandes empresas e corporações já sabem disso e por isso investem em serviços de email corporativo confiável ao seu negócio.
Além de ser a forma mais eficaz de comunicação, os e-mails também garante legitimidade entre as partes que se comunicam e podem ser usados como prova documental de que houve comunicação entre as partes.
O uso de email corporativo gera credibilidade para para sua empresa porque sempre que uma mensagem é transmitida sua marca é evidenciada.
Existem muitas empresas que ofertam email corporativo. Mas na grande maioria, o serviço de email está vinculado à hospedagem de sites, como se fosse um combo = hospedagem + email. Esse tipo de serviço geralmente oferece emails personalizados e é o básico para uma pequena empresa se comunicar, mas em muitos casos as empresas já experimentaram esse serviço e entendem que precisam evoluir a categoria desse serviço.
A maioria das pequenas empresas acham desnecessário investir num serviço de e-mail coorporativo, e acabam utilizando contas pessoais dos funcionários ou contas criadas só para trabalho mas ainda em provedores gratuitos como gmail e hotmail. No entanto, o email coorporativo transmite muitas informações sobre uma empresa, desde uma boa assinatura, fontes de texto padrão entre outros.
Dicas importantes para utilizar email corporativo
O uso do email corporativo na empresa requer boas práticas para que se ganhe respeito e credibilidade de seus contatos. Conheça algumas dicas importantes de como se comunicar de forma profissional:
• Nunca deixe seus contatos sem respostas;
• Não encaminhe mensagens de trabalhos para sua conta pessoal, pois isso pode dar uma grande má impressão;
• Para micro empresas, crie emails por setores em vez de nome.sobrenome. ex.: vendas@suaempresa.com.br;
• Para empresas com mais de um funcionário por setor, recomenda-se criar endereços de emails com nome.sobrenome. ex.: joao.silva@seudominio.com;
• Caso você queira gerar uma impressão de empresa com um porte maior, utilize os formatos de grandes empresas com nome.sobrenome.
• Utilize assinaturas de email padronizadas entre todos na empresa e procure um bom layout com sua marca, telefone e seu site.
Por onde ler as mensagens de email da empresa?
Uma dúvida comum nas empresas é decidir como seus colaboradores devem gerenciar seus e-mails. Alguns funcionários gostam do Microsoft Outlook outros preferem o uso pela web através do WebMail ou WebApp. O fato é que a preferência por um programa instalado no computador só popularizou-se porque há 10 anos atrás as páginas de internet tinham poucos recursos. O tempo foi passando e hoje temos soluções rápidas, personalizáveis e leves que dispensam o uso do Outlook no computador. A questão agora é sobre o costume das pessoas em continuar utilizando uma ferramenta que há 15 anos trabalha ou experimentar outras soluções. O mais importante considerar é que as melhores soluções de WebApp são muito parecidas com o Outlook, inclusive o próprio Exchange Online.
Como usar dois emails ao mesmo tempo?
Há casos em que um funcionário utiliza ao mesmo tempo dois emails na empresa, como financeiro@suaempresa.com.br e compras@suaempresa.com.br. Para esses casos há duas soluções práticas:
A primeira é utilizar duas contas configuradas no Outlook para Desktop ou abrir o mesmo WebMail em dois navegadores diferentes, um para cada conta.
Como contratar seus emails profissionais?
Existem muitos fornecedores de hospedagens de sites que oferecem e-mails personalizados para empresas, mas a escolha de e-mails profissionais deve ser mais criteriosa. Recomenda-se contratar uma empresa que ofereça um e-mails corporativos mais dedicado e com mais qualidade. Essa escolha deve considerar um bom SLA, filtro AntiSpam gerenciável, personalização de sua marca, webmail com cores personalizadas por cada usuário, backups de pelo menos 3 meses e sincronismo com celular.
Uma sugestão é o OfficeMail que oferece tudo que uma empresa pode esperar de um e-mail corporativo.
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